Quando ho ricevuto l’incarico di  sviluppare il tema oggetto di questo articolo mi sono concesso un momento di riflessione per rispondere alla domanda che mi sorgeva spontanea: “Da dove iniziare?” Se il quesito fosse stato rivolto a un avvocato, la risposta sarebbe stata scontata: partire “dalla delibera di indizione della gara per poi affrontare i successivi passaggi”. Ma da ex manager di azienda non posso dimenticare i delicati rapporti che si innescano nella conduzione del servizio tra stazione appaltante ed impresa affidataria Inizierò quindi questo mio articolo parlando del capitolato tecnico, il documento che getta le basi per la stipula del contratto per la prestazione precedentemente messa a gara. Contratto che in presenza di un capitolato tecnico chiaro, potrà essere riassunto in un paio di pagine rimandando agli articoli degli allegati.
Durante la mia personale esperienza tante volte mi sono imbattuto in interpretazioni contrastanti tra il contratto stipulato e il capitolato tecnico a causa anche di errori nella trascrizione, tra l’altro non necessaria, di parti già regolamentate nel capitolato stesso. Ma prima di iniziare, occorre fare una piccola premessa sulla procedura dell’appalto. Attraverso la gara pubblica, che può essere svolta in varie forme, un Ente si rivolge al mercato esterno per la scelta di un partner privato a cui affidare un determinato servizio o una concessione. Gli elementi di valutazione delle offerte proposte potranno essere: solo il prezzo che i concorrenti propongono oppure un mix tra prezzo e qualità del servizio descritto in una relazione tecnica. Diciamo subito che se la stazione appaltante si orienta verso una soluzione di gara al solo prezzo, ha già completamente abbandonato la possibilità di esercitare un minimo di scelta sulla qualità del servizio che i vari concorrenti offriranno.

Attraverso invece un sistema qualità prezzo o meglio offerta economicamente più vantaggiosa la Pubblica Amministrazione dimostra un’attenzione alla qualità del servizio erogato e quindi, nel caso del vending, al cliente fruitore.
Ciò detto, ci poniamo nella situazione in cui l’amministrazione decida di mettere a gara la concessione della distribuzione automatica nei suoi spazi con un sistema di aggiudicazione qualità prezzo.
I documenti di gara si suddividono in: bando, disciplinare, capitolato tecnico. In sintesi li schematizziamo di seguito. Il bando è lo strumento con cui l’Ente, che in questo caso vestirà i panni di Stazione Appaltante, bandisce la gara.
Quindi attraverso il bandi di gara, che conterrà gli elementi salienti della procedura (valore, luogo, scadenza per la presentazione della domanda di partecipazione, durata della commessa, i requisiti per partecipare alla gara) l’Ente comunica al mercato la sua volontà di affidare il servizio ad un operatore economico. Il disciplinare rappresenta il documento attraverso il quale la stazione appaltante disciplina, per l’appunto,
le fasi di svolgimento della procedura. Esso conterrà, a titolo esemplificativo, la data ed il luogo ove dovrà essere consegnata la gara e svolta la procedura pubblica di apertura dei plichi contenenti i documenti e le dichiarazioni che il concorrente dovrà presentare, la griglia dei punteggi che una commissione, appositamente nominata, assegnerà agli elementi che emergeranno dalla lettura della relazione tecnica di ogni singolo concorrente, nonché il metodo per il confezionamento del plico. Il capitolato tecnico invece definisce le fasi di svolgimento del successivo rapporto tra la stazione appaltante e l’impresa vincitrice. Nel capitolato, che spesso poi si completa con diversi allegati, verranno definiti ad esempio, il numero minimo di distributori che la stazione appaltante desidera avere, la loro possibile collocazione, i relativi requisiti tecnici previsti, la qualità delle derrate alimentari. Come avevo anticipato all’inizio è proprio dal capitolato tecnico che inizierei l’analisi.

Con la stesura di questo documento l’Ente o Stazione Appaltante che si voglia, mette in chiaro “che cosa vuole”.  Attraverso l’analisi dello stesso capitolato il concorrente potrà sviluppare il suo budget e stabilire i prezzi che sarà in grado di proporre.
Come ho potuto affermare nei precedenti articoli, la chiarezza premia: un capitolato che riporti termini facilmente leggibili, chiari e che non diano
adito ad interpretazione metterà i concorrenti nelle condizioni per sviluppare un progetto in grado di offrire le migliori prestazioni all’Ente e
quindi al Cliente finale. Il numero dei distributori e la tipologia di servizio minimo richiesto saranno ben definiti punto per punto. Allo stesso modo la descrizione dei successivi controlli potranno essere delegati alla nuova figura del DEC (direttore della esecuzione del contratto) che potrà essere scelto tra professionisti esterni e che coordinerà le attività tra Stazione Appaltante e successiva Impresa affidataria nella logica della terzietà di una posizione a tutela dell’utenza finale. In questo ambito il capitolato tecnico dovrà definire le eventuali penali da applicare al gestore
in caso di mancata osservanza delle norme previste nonché delle migliorie inserite in relazione tecnica. Una parte, quest’ultima, troppo spesso
dimenticata una volta aggiudicata la commessa. Un buon direttore dell’esecuzione del contratto, anche grazie alle responsabilità che si assume, farà certamente in modo che tutti i servizi aggiuntivi proposti dall’impresa, e che magari hanno fatto oggetto di valutazione, siano correttamente erogati. Un capitolato tecnico ben fatto rappresenterà poi la base per il contratto da stipulare successivamente con l’impresa affidataria. Contratto che potrà essere semplicissimo e rimandare all’allegato capitolato tecnico stesso di gara. Richiamo una efficace descrizione che
si usava: “il capitolato tiene luogo di contratto” Il disciplinare di gara dovrà essere anch’esso semplice e lineare e redatto seguendo la cosiddetta consecutio temporum degli eventi. Inizia con la fase di preparazione dei documenti richiesti al candidato per presentarsi alla gara, prosegue con le date di presentazione e di apertura della seduta pubblica per poi passare alle fasi successive. Dichiarerà in modo lineare i punteggi da attribuire all’elemento prezzo e a quello della qualità del progetto. Per la parte economica potrebbe presentare una griglia di prezzi massimi al pubblico dei singoli prodotti su cui il candidato dovrà proporre i sui sconti, e la formula di attribuzione del punteggio massimo destinato all’elemento.
Sulla questione dei calcoli mi sento di consigliare l’applicazione della tradizionale proporzione matematica senza andare ad infilarsi nelle  omplicate formule previste dall’all.P del codice dei contratti (peraltro smontate da diverse sentenze) che finirebbero per sminuire l’impatto della parte relativa alla qualità rischiando di trasformare, di fatto, la gara in una procedura di aggiudicazione al solo prezzo. Oltre alla componente dei prezzi di vendita al pubblico il disciplinare di gara potrebbe prevedere la attribuzione del punteggio sul rialzo del canone minimo che il gestore propone all’ente, ma questo elemento va pesato con molta attenzione. Se non si inserisce un tetto massimo proponibile si rischia che qualche Impresa facinorosa, capitanata magari da quegli imprenditori che pensano di essere più furbi che intelligenti e di cui ho avuto modo di parlare nel precedente articolo – Vending News n.9 pag 36 – offrano canoni assolutamente fuori mercato pur di accaparrarsi la commessa e cercare successivamente diatribe e contenziosi con l’ente per non pagare il corrispettivo. Giova ricordare che, a differenza degli altri servizi tradizionali
(ristorazione, pulizie ecc) nel caso del vending i soldi li ha in mano il fornitore e non il contrario; potremmo quindi trovarci nell’imbarazzante situazione di un’amministrazione che insegue un fornitore (concessionario nella specie) per avere dei ristorni che si rivelano solo chimere. Meglio a questo punto un canone fisso e determinato e sostenibile non oggetto di valutazione.
Per la parte relativa alla attribuzione del punteggio sull’elemento qualità valgono gli stessi principi: griglia chiara, trasparente che richiami i singoli
punti richiesti nella redazione della relazione tecnica di gara che dovrà avere un numero massimo di pagine se l’amministrazione non vuole far passare ai propri commissari mesi e mesi nella lettura di centinaia di pagine presentate da ciascuno dei singoli concorrenti.
Per ultimo lascerei la stesura del bando con la definizione dei requisiti minimi per l’accesso alla procedura. Anche in questo caso la chiarezza e la sintesi premierà lo sforzo: possiamo purtroppo citare il caso di migliaia di gare ove vengono ripetuti alcuni passaggi sia sul bando che sul disciplinare e poi anche sul capitolato tecnico. Non serve! Questa pessima abitudine ingenera solo confusione e rischio di errori con successive interpretazioni dubbie e potenziale oggetto di contenzioso. Soprattutto per questa parte del lavoro l’assistenza da parte di uno studio legale, specializzato in procedure amministrative, il cui costo potrebbe anche essere inserito in capitolato tra gli oneri a carico dell’aggiudicatario, rappresenta sempre la soluzione migliore per evitare pesantissimi costi in giudizio successivi