C’eravamo congedati riproponendoci di percorrere assieme la strada che porta a regolare al nostro olfatto il profumo di un semplice piatto di pasta al sugo: dalla scelta delle derrate alla fase finale del servizio.
In questo articolo parleremo del sistema di prenotazione del pasto e dei riflessi positivi che genera nella organizzazione di una cucina per comunità. l due esempi potrebbero sembrare in contrapposizione: il caldo fumante piatto di pasta, preparato alla maniera della zia Toto, che ci riporta indietro ai sapori antichi e un freddo sistema informatico che ci proietta avanti, verso il futuro. Ma scopriremo invece come una corretta gestione delle prenotazioni agevoli il lavoro in cucina a beneficio del risultato finale e della soddisfazione del Cliente. Dietro un buon sistema di prenotazione, nella cui fase di raccolta dati si possono adottare diversi sistemi, dal computer tablet, al palmare, alle schede con codice a barre o lettura ottica, insiste tutto una architettura informatica capace di elaborare le informazioni e trasmetterle ai responsabili di ognuno delle fasi che compongono il servizio di ristorazione.

Approvvigionamenti e gestione del magazzino.
l dati raccolti circa le prenotazioni dei singoli piatti saranno elaborati sia per le previsioni a breve con relativo fabbisogno di derrate da prelevare dalla dispensa giornaliera, sia per le statistiche sui consumi storici. Quest’ultimo dato costituisce uno strumento prezioso per il servizio acquisti di una azienda che potrà, sulla base delle previsioni, presentarsi sul mercato delle derrate alimentari e contrattare le migliori condizioni esigendo la massima freschezza dei singoli prodotti. la piattaforma dati inseriti inoltre sarà in grado di agevolare le operazioni di stesura inventario delle giacenze con relativa informazione sulle scadenze delle derrate deperibili e sulla analisi del costo dei singoli piatti.
Preparazione e Cottura.
Anche in questo fase il supporto delle informazioni che il software è in grado di mettere a disposizione sarà determinante. Sulla scorta delle singole prenotazioni ed ingredienti dei piatti, residenti nel sistema,
lo Chef avrà a disposizione l’esatta lista dei prodotti da prelevare dalla dispensa con relative quantità. Lo staff di cucina, soprattutto per la preparazione delle diete speciali, potrà anche consultore il ricettario su stampa prodotta
dal sistema o direttamente su un video terminale.
Porzionatura.
Anche la fase di confezionamento dei piatti da consegnare ai commensali potrà essere semplificata dal software che sarà in grado di stampare i singoli cartellini con i dati del paziente, piatti prenotati e relativo regime dietetico osservato. L’ausilio del sistema eviterà possibili errori nella fase di consegna del pasto.
Customer Satisfaction.
Il sistema informatico sarà in grado di raccogliere anche le informazioni sugli scarti rilevati dai singoli piatti. Attraverso una pesatura a campione del prodotto non consumato e relativo rapporto con il peso della pietanza cotta, applicando la conversione cotto-crudo del ricettario si potranno avere delle statistiche sull’indice di gradimento dei singoli menu’. Le informazioni saranno trasmesse, dallo stesso sistema, all’ufficio dietetico per eventuali correzioni di alcuni menù poco graditi con equivalenti piatti di medesimo apporto nutrizionale.
Controlli. l sistemi di controllo della cosiddetta filiera (dalla produzione delle derrate alimentari al servizio finale) si estendono ad ogni componente del piatto servito attraverso il meccanismo della TRACCIABILITA’ e RINTRACCIABILITA’.
Utilizzati a volte erroneamente come sinonimi i due processi sono opposti; la tracciabilità segue il prodotto per tutta la sua filiera in modo che vengano lasciate, per l’appunto, “tracce”, mentre invece la rintracciabilità è un processo inverso che raccoglie le informazioni o TRACCE, che l’alimento ha precedentemente lasciato lungo il suo percorso. Risulta evidente che i due processi sono fortemente interconnessi. Attraverso la tracciabilità si arriva a conoscere non solo la classica etichetta di un prodotto ma la sua storia. Essa definisce, in sintesi, tutte le fasi del prodotto, nel nostro caso prima che venga scaricato nel magazzino della cucina, dalla sua produzione alla trasformazione ed infine distribuzione.
Un buon sistema informatico, attraverso la possibilità di stampare le etichette personalizzate per singolo cliente-commensale garantisce anche la cosiddetta tracciabilità interna successiva e, se agganciato al flusso di informazioni del sistema ordini dei fornitori, può garantire la tracciabilità di filiera che parte dalla produzione del singolo ingrediente del nostro piatto. Il sistema informatico, in sintesi, stabilirà le regole per i flussi di comunicazione con i singoli fornitori che non solo dovranno TRACCIARE la storia dei prodotti che commercializzano ma dovranno anche renderla fruibile attraverso uno standard di comunicazione.
In conclusione, senza dimenticare che ci piace parlare con parole semplici o attraverso esempi che rendano i concetti tali, riproponiamo una storia che certamente tutti noi abbiamo nella nostra mente, quando, da bambini, i nostri genitori o nonni ce la raccontavano davanti al nostro piatto di pasta: la favola di Pollicino. Il Piccolo eroe, con l’ausilio di una manciata di sassolini, aveva TRACCIATO la sua strada di andata nel bosco e, grazie alle stesse tracce lasciate, è riuscito il giorno dopo a RINTRACCIARE la via per ritornare a casa. Un semplice esempio di come un buon supporto informatico, capace di lasciare le tracce e di rintracciarle, ci possa immediatamente far risalire alla genesi di un qualunque evento.